采购流程|采购管理

采购程序:

政策陈述是指导方针，他们应该难以理解。漫长而太多的政策必须避免。采购策略提供以下类别的指导方针和方向。它定义：

(a)采购规则
(b)采购人员的行为
（c）社会和少数族裔业务目标
（d）业务问题

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该过程描述了导致完成所识别的特定任务的步骤顺序。采购过程包括如图2所示的以下步骤。

1.承认需求：

程序的启动始于需要帮助的部分对需要的认识。申请表格由获授权人士直接或透过货仓部，以订明的采购申请表格向采购部门提出。采购申请单清楚地列明细节，如材料的规格、质量和数量、建议的供应商等。一般来说，低价值的杂物和日常用品是作为库存购买的，而较昂贵的特殊物品则是根据生产计划购买的。一般来说，公司级的主管是这些要求的授权签署人。此类采购由董事会批准。核准的参考是在请购单上提出的，并将请购单的副本发送给秘书，以便进行总体规划和预算编制。

2.供应商的选择：

选择供应商的过程涉及两个基本方面:寻找所有可能的来源和从已确定的来源中简短列出。有关供应商的完整资料可从各种渠道获得，如贸易名录、贸易刊物上的广告、供应商直接邮寄、与供应商的面谈、销售人员、业务伙伴的建议、参观交易会、参加行业会议等。识别越来越多的资源有助于选择更好和经济的供应商。应该注意的是，低出价者并不总是最好的出价者。当除价格外的其他条件都相同时，低价竞标者将被选中。在选择时，重要的考虑因素是价格、供应所需数量的能力、质量标准的维持、财务状况等。值得注意的是，并非所有类型的购买都必须遵循这一过程。对于重复订单和低价值、小批量产品的采购，一般优先选择之前记录良好的供应商。

3.下订单：

一旦选择了供应商，下一步就是下采购订单。采购订单是一封寄给供应商的信，要求提供上述材料。采购科编制至少六份采购订单，每一份由采购干事分别签署。发出这些副本后，各送一份给仓库管理员、供应商、会计科、检验部门和请购单的部门，另一份留作记录

4.订单跟进:

应采用随访程序，无论延迟交付物料所产生的成本和风险大于随访程序的成本，后续程序都试图看出购买订单由供应商和交付确认被承诺。有必要定期审查未完成的订单，并在需要的情况下与供应商进行沟通。通常，通过发送印刷的明信片或圆形信函向供应商进行常规冲动，要求他确认交付所在的方式或将根据协议进行。如果没有任何答复或不满意的答复，供应商可以通过个人信件，电话，电报和/甚至个人访问接触。

5.收到和检查材料：

接收部门收到供应商提供的材料。使用采购订单进行验证和验证数量。这些材料的收据记录在专门设计的接收单板或表单上，该表单还指定供应商的名称和采购订单号。它还记录了物料的任何差异，损坏的条件或自卑感。购买部门立即通知收到材料。通常，接收单的副本被发送到购买部门。

6.付款发票：

当货物在满意的情况下收到时，在批准付款之前要核对发票。检查发票，以确定货物是否被正式授权购买，是否被正确订购，是否按照协议条款定价，数量和质量是否与订单相符，计算是否正确等等。

7.记录的维护：

记录的维护是有效购买功能的重要组成部分和地块。在工业公司，大多数购买都是重复订单，因此过去的记录是未来行动的好指南。它们对于决定购买的时间以及选择供应的最佳来源非常有用。

8.维护供应商关系：

使用相同主要供应商的交易量和频率为购买部门提供了一个平台，以建立和保持与他们的良好关系。良好的关系在对双方有利于各方的时间内发展相互信任和信心。购买部门的效率可以通过其供应商的商誉量来衡量。